皆さんこんにちは、kotalabです！
今回は、株式会社識学の代表で安藤広大さんの著書「とにかく仕組み化－人の上に立ち続けるための思考法」を要約していきます！
識学代表の安藤広大さんは、「識学」という方法で多くの会社の問題を解決してきた方で、現在、約３５００社がこの方法を使っているそうなんです。
本書は、リーダーや将来のリーダーのために、「仕組み化」という考え方を教えてくれます。問題があるときは、この「仕組み化」の考え方が必ず解決してくれると思います！
本書の構成は
・序章 なぜ「とにかく仕組み化」なのか
・第１章 正しく線を引く－「責任と権限」
・第２章 本当の意味での怖い人－「危機感」
・第３章 負けを認められること－「比較と平等」
・第４章 神の見えざる手－「企業理念」
・第５章 より大きなことを成す－「進行感」
・終章 「仕組み化」のない別世界
このような構成になっています。
ここで紹介するのは、
・序章 なぜ「とにかく仕組み化」なのか
・第１章 正しく線を引く－「責任と権限」
・第２章 本当の意味での怖い人－「危機感」
・第３章 負けを認められること－「比較と平等」
こちらを紹介させていただきます。
それでは、どうぞ！
序章 なぜ「とにかく仕組み化」なのか
「個人」を責めるな、「仕組み」を責めよう
「個人」を責めるな、「仕組み」を責めようというのは、人が間違えたり、忘れたりすることはよくあるから、そういうときはその人を責めるのではなく、その間違いを防ぐ仕組みを作ろうという考え方です。
例えば、会社の上司が部下に「早くメールを返してほしい」と言ったとして、それが「どれくらい早く」というのは人それぞれ違います。だから、具体的に「３時間以内に返信してね」というルールを作ったりすることで、みんなが同じ考えで動けるようになります。
これは、はっきりとしたルールを作ることで、みんながわかりやすく、スムーズに仕事を進められるという考え方です。
つまり、人は間違いをすることがあるから、その間違いをなくすためのルールや仕組みを作ることが大切だということです。
人間は放っておくと「自然」に返る
人間は放っておくと「自然」に返るというのは、人は自然にラクな方向に行こうとしてしまうという意味です。例えば、宿題があるとき、今すぐやるか、後でやるかと考えると、多くの人は「後でやろう」と思います。これは、人間が本来、勉強や仕事をするために生まれてきたわけではないからです。
でも、長い間の人間の歴史の中で、私たちは、「計画」や「習慣」を作って、頑張るようになりました。学校や会社などの「組織」も、みんなで協力して生活をよくするために作られました。
１００人の中で自分から頑張る人は１０人くらい。でも、その１０人だけを見て「みんなも同じように頑張れ！」とは言えません。大切なのは、９０人の「頑張りにくい」人たちの気持ちをわかって、それをサポートする方法やルールを作ることです。これが「仕組み」です。
「属人化」ほど怖いものはない
「属人化」というのは、ある仕事が特定の一人の人しかできない状態を指します。「属人化」が問題なのは、その人が休んだり、会社を辞めたりしたとき、その仕事が止まってしまうからです。また、新しい人が入ってきたときに、教えるのが難しくなります。一人の人がとても忙しくなって、他の人が手伝いたくても手伝えない状況も生まれてしまいます。
一方、「仕組み化」すると、仕事の方法やルールがみんなに明確になるので、誰でもその仕事を引き継ぐことができます。これにより、会社全体がスムーズに動き続けることができるようになります。また、新しい人が入ってきときに、すぐに仕事を覚えられるようになるので効率的です。
要するに、属人化は「特定の人」に依存する状態で、その人がいないと困ってしまうという状態で、仕組み化は「みんな」が同じルールや方法で仕事を進められるので、会社全体が安定するということです。
昔、著者は、仕事ができる人とできない人がいるのは、できない人のせいだと思っていたようです。しかし、その後、仕事のチームメンバーのみんながうまくやるための方法やルールを作ることは、上司やリーダーの役目だと気付き、そして、その考え方をたくさんの人に伝えるために、株式会社識学を作ったそうです。
第１章 正しく線を引く－「責任と権限」
「いい権利」と「悪い権利」がある
いい権利とは、会社が決めた正式なルールや仕事のやり方のことです。例えば、午後９時に出勤する、または、ある仕事はＡさんが担当するというような明確なルールなどです。このルールは、みんなに知られていて、しっかりと文書で記録されている状態です。
悪い権利とは、公式ではないけれど、ある人たちだけが勝手に決めたルールのことです。例えば、Ｂさんがずっと昔からある仕事をしていたので、新しい人がその仕事をするときは必ずＢさんに確認をとらなければいけないような「暗黙のルール」です。これは文書には書かれていないし、新しい人はこのルールを知らないかもしれません。
「いい権利」は、みんなが知っていて明確で公平です。一方、「悪い権利」は、知らない人にとっては不公平で混乱やトラブルの原因になることがあります。
だから、職場でも「いい権利」をしっかりと共有し、みんなが知っているルールで仕事することが大切です。
「線を引く」をやる。線は書き換えていい
みんなが集まって話し合うとき、携帯を使っていいかどうかのような問題が出てきたとします。例えば、会話に集中するために携帯は禁止するべきという人もいれば、携帯で情報を調べながら話すのがいいという人もいます。
このような場面で、職場の上司やリーダーのような人が決定を下さないといけません。大切なのは、一つのルールを決めて、それをみんなが守ることです。例外を作ってしまうと、みんなが納得しなくなってしまいます。
上司やリーダーが決めたルールは、みんなに伝えることが大切です。そうすることで、「言った・言わない」の問題を防ぐことができます。
上司やリーダーは、このような大切な役割を果たすために、特別な報酬をもらっているので、しっかりとその役割を果たさないといけません。
「文句」ではなく、「事実」をベースに
想像してみてください。みんなでボードゲームをしている時、最初のルールではゲームが進まず楽しくないことがわかった。そこで、友達が新しいルールを提案してゲームがもっと楽しくなったらどうでしょう？
ただし、新しいルールを知らない人がいたら、その人は混乱するかもしれません。そこで大切なのは、新しいルールの背景や理由をみんなに伝えることです。そうすることで、新しいルールを理解しやすくなり、ゲームがもっと楽しくなります。
これと同じで、会社や学校でもルールは変わります。でも、その変更の理由がはっきりしていないと、混乱や不満が生まれやすくなります。だから、ルールを変える時は、しっかりその理由や背景を伝えることが大切です。そして、ただ「嫌だ」「不満だ」と文句を言うのではなく、「このルールで効率が悪くなっている」と具体的な事実を伝える方が、理解を得やすいです。
つまり、ルールや仕組みを変えることは悪いことではありません。大切なのは、その理由や背景をしっかり伝えること、そして事実をもとに意見や提案をすることです。
「責任」と「権限」の関係について
「責任」と「権限」の関係を、公園の遊び場での親と子の関係で考えてみましょう。
子ども（部下）が公園の遊び場で遊びたいと思ったとき、親（上司）は「公園の遊び方」のルールを伝えるのが、「責任」です。例えば、遊び場の中で走ったり、他の子どもと仲良く遊ぶといったことです。
しかし、子どもが楽しく安全に遊ぶためには、自分でどんな遊具を使ってもいいのか、どこまで移動しても大丈夫なのかを知る必要があります。これが「権限」です。親は子どもに「すべり台やブランコは使ってもいいけど、公園の外に出るのはダメ」というような範囲を伝えます。
もし子どもが「あの道具も使ってみたい」と思ったら、親に許可を求めます。親はそれを許可するか、あるいは「あそこは危ないからダメ」という形で範囲を明確にすることが求められます。
この関係をうまく保つことで、子どもは安全に楽しく遊ぶことができます。同じように、仕事でも「責任」と「権限」の関係をうまく築くことで、部下は目標に向かって安心して働くことができます。
第２章 本当の意味での怖い人－「危機感」
あなたの身近な「怖い人」とは
「怖い人」というのは、学校の先生やコーチのような存在を想像してみてください。日常の会話では、優しくて笑顔で話しかけやすい先生がいるとします。しかし、授業や練習のとき、その先生はとても厳しいです。宿題を忘れたら厳しく注意されるし、練習では最後までやり直しをさせられることもあります。
でも、その先生はただ怒っているだけではありません。きちんとしたルールを守って、しっかりとした勉強や練習をしてほしいと思っているからです。そして、そのルールを守れば、先生は何も言わないし、しっかりとした成果を出せば褒めてくれます。
この「怖い人」というのは、実は「しっかりした人」や「公平な人」とも言えます。彼らは笑顔で優しいけど、仕事や学びの場ではしっかりとした基準を持っています。だから、きちんと努力して、その基準をクリアすれば、すごく評価してくれます。
このような「怖い人」の下で学ぶことは、たくさんのことを学べるチャンスです。
「距離感」「制限時間」という仕組み化
あなたが学校の先生だと想像してみてください。先生はたくさんの生徒がいるので、１人の生徒とずっと話を聞いているわけにはいかないですよね。そのため、先生は「距離感」を持つ必要があります。
例えば、先生が毎日同じ生徒とだけ話していたら、その生徒は先生を頼りすぎて、自分で考えることをしなくなってしまうかもしれません。だから、先生は話す時間を制限することで、生徒に自分で考える機会を与えるんです。これを「制限時間」と言います。
「打ち合わせは週１回」「３０分以内に終わらせましょう」というのは、先生が生徒との話し合いの時間を決めるようなものです。でも、もし生徒が大変な悩みを持っていたら、その時は、もちろんたくさん話を聞いてあげることも大事です。
でも、いつも生徒の問題を解決してあげるのは良くないことです。生徒も自分で問題を解決する力を育てるためには、生徒との距離感や制限時間が大切なのです。
要するに、会社で上司が部下との間にちょっとした距離を持つことで、部下は自分で考える力や問題を解決する能力を身につけることができます。
「絶妙な危機感」を与える人になる
あなたが遊び場にあるすべり台の前に立っているとしましょう。すぐ目の前には小さなすべり台があり、ちょっと離れたところにはとても高いすべり台があります。
もし最初にとても高いすべり台に挑戦しようすると、ちょっと怖くないですか？高すぎて登るのを諦めてしまうかもしれません。でも、小さなすべり台から始めると、それはすぐに楽しくなります。小さなすべり台を何度か滑った後、もう少し大きなすべり台に挑戦したくなるかもしれません。そして、徐々に自分の勇気や能力を伸ばして、最終的には一番高いすべり台まで挑戦できるようになります。
これと同じで、仕事の目標も、一気に難しいことを求められると挫折しやすいです。でも、少しずつ難易度を上げることで、自分の能力や自信を成長させることができます。上司としては、部下に一歩ずつ自信を持ちながら前進してもらいたい。そのためには、「ちょっと頑張ればできる目標」を与え、成功体験を積み重ねさせることが大切です。そして、その経験を通して、部下は自分の力を最大限に引き出し、最終的に大きな成功を達成することができるのです。
第３章 負けを認められること－「比較と平等」
「成長したい人」を基準に捉える
みんなが成長したいと思っている場面を考えてみてください。例えば、学校の運動会で走る競争をして、誰が一番かどれくらい速く走れたかを比べたりすることがありますよね。
これは、自分がどれくらいの実力があるのか、他の人と比べてどうなのかを知るためです。それを知ることで、もっと頑張ろうと思ったり、自分が上手くできたことを喜んだりします。
しかし、もし先生が、「競争はしないで、みんな好きなように走ってください」と言ったら、誰が一番速く走れるのか、誰が頑張っているのかわからなくなりますよね。そうすると、頑張る気が少なくなってしまうかもしれません。
だから、みんなが成長するためには、競争が必要なのです。そして、競争をするためには、比べるものや数字が必要です。この考え方は、仕事でも同じです。頑張ることが評価され、もっと成長するチャンスが増えるようにしたほうがいいのです。
「頑張っている人」が得をする会社
会社のプロジェクトチームを考えてみてください。このプロジェクトは会社にとって、とても大切なものです。部門ごとにチームが組まれ、みんなが一生懸命に取り組んでします。しかし、いくつかのチームは特に頑張って取り組み、目立つ成果をあげています。一方、他のチームはそれほど成果をあげていません。
プロジェクトが終わった後、社長が「すごい！このプロジェクトは大成功だった！」と言って、みんなにボーナスを出すことにしました。でも、社長が「みんな同じくらい頑張ったから、ボーナスはみんなに同じ金額をあげるよ」と言ったらどうでしょうか？
特に成果を上げたチームのメンバーは、自分たちの頑張りがきちんと評価されていないと感じるかもしれません。一方、あまり成果を上げなかったチームのメンバーは「特に頑張らなくても、同じボーナスがもらえるんだ」と安心してしまうかもしれません。
「平等」とは、みんなに同じものを与えることではなく、みんなの頑張りをちゃんと見て、公平に評価することです。会社も、頑張った人やチームを正しく評価することで、もっとよい結果を得ることができるのです。
「負けても納得する人」はやがて成長する
会社で働いていると、どんなに頑張っても評価が下がることがあります。でも、その評価がきちんとしたルールに基づいて決められている場合、それを受け入れるしかないんです。例えば、学校でのテストの点数が悪かった時、それは自分の勉強不足や答えの間違いだからですよね。友達や先生のせいにはできません。同じように、会社でも「今回の仕事はうまくいかなかったから、評価を下げました」と言われたら、それはその通りと受け入れなければいけません。
しかし、このような厳しい評価を受けた後、多くの人はもっと良くなろうと努力します。ちょっとしたショックは、次回に向けての魅力になることが多いです。例えば、テストで点数が悪かったから、次はもっと勉強しようとするのと同じです。
そして、その努力が実を結び、２年後３年後にはその人のスキルや能力が格段に上がっていることがよくあります。
逆に、何も言わずに「まあ、そのままで大丈夫」と言われ続けたら、自分のどこが悪いのか、どうすれば良くなるのかわからず、成長するチャンスを逃してしまいます。
つまり、時々厳しい評価を受けることは、長い目で見れば自分のためになることが多いんです。
まとめ
今回は、株式会社識学の代表で安藤広大さんの著書「とにかく仕組み化－人の上に立ち続けるための思考法」を要約させていただきました！
本書は、仕組み化の考え方を通して、リーダーシップ、組織運営、個人の成長やモチベーションなど様々なことを教えてくれました。
皆さんも、ぜひ本書を手に取って読んでみてください！
それでは、kotalabでした！
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